中共甘肃开放大学委员会

关于印发《甘肃开放大学档案管理办法》

《甘肃开放大学归档文件资料

分类整理办法》的通知

 

校内各部门、各单位：

《甘肃开放大学档案管理办法》《甘肃开放大学归档文件资料分类整理办法》经2023年11月1日校党委会研究审定，现印发你们，请遵照执行。

 

 

中共甘肃开放大学委员会

2023年11月2日

 

 

甘肃开放大学档案管理办法

 

第一章　总　　则

第一条　为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，更好地为教学、科研、管理和全校广大师生提供优质服务，根据新修订的《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条　本办法所称档案是指学校在教学、科研、管理以及其它各项活动中直接形成的对师生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条　学校档案是对学校发展历史过程的真实反映和记录，是学校的宝贵财富。学校所有部门、单位和个人都应遵守有关法律法规，履行保护和移交档案的义务。

第四条　档案工作是学校重要的基础性工作，是学校管理水平的重要体现。校内各级党组织和部门、单位应重视档案工作，将其纳入自身发展规划和工作计划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围，保障档案工作依法有序开展。

第二章　管理体制及机构人员

第五条　档案工作在学校党委统一领导下，由分管党政办公室的领导分管，党政办公室具体主管，负责组织、协调、研究、解决档案工作中的具体问题，接受国家和甘肃省档案行政管理部门以及甘肃省教育厅的指导、监督与检查。各部门、单位的主要负责人为本部门、单位档案工作的第一责任人，领导本部门、单位档案的收集、整理、立卷归档和移交工作。

第六条　学校在党政办公室设档案室，是永久保存学校档案并提供咨询服务的部门。主要职责是：

（一）宣传、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）组织制订并实施学校档案工作有关规章制度和业务规范，对各单位档案工作进行指导、监督和检查；

（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管、保护全校的各类档案及有关资料，做好档案安全保密工作；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，积极开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作，为学校和社会服务；

（七）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的校史校情教育、爱国主义教育等文化教育功能；

（八）开展学校档案工作人员的业务培训，建立和健全学校档案工作网络；

（九）开展档案学术研究和业务交流活动。

第七条　档案室应配备政治素质过硬、年龄结构合理、数量足够的工作人员。档案工作人员应具备档案业务知识和相应的科学文化知识及现代化管理技能。

第八条　档案室专职档案工作人员按照国家和学校有关政策实行专业技术职务聘任制或职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第九条　各部门、单位应配备一名兼职档案工作人员，负责本部门、单位档案的收集、整理和归档工作。

第十条　专、兼职档案工作人员应当遵纪守法，热爱档案事业，忠于职守，刻苦钻研业务，勇于创新，不断提高管理和服务水平。

第十一条　各部门、单位档案工作的基本任务是：

（一）按照学校有关规定做好本部门、单位文件材料的收集、保管、整理、分类、立卷（装盒）等工作；

（二）按归档范围、归档要求，将档案材料按时向档案室移交；

（三）对按照规定不向档案室移交或暂不移交的档案材料，应建立健全相应的科学管理制度，确保档案材料安全，并积极提供服务和利用；

（四）接受档案室的业务指导、监督和检查，维护本单位档案、材料的完整与安全。

第十二条　学校按照有关法律法规，对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇及补助等其他有关待遇。

第三章　档案的管理

第十三条　学校除干部人事、纪检监察信访举报和问题线索处置档案外，其他档案均由档案室集中统一管理，各部门、单位的档案材料应按照规定向档案室移交，不得拒绝归档。

情况特殊的单位，经提出申请、档案工作领导小组审议、学校批准后，可设立档案分室，负责本部门、单位的档案收集、整理、保管和利用工作，业务上接受学校档案室的指导、监督和检查。档案分室每年须向档案室报送新增档案库存目录和统计年报表。

第十四条　教职员工个人在从事教学、科研、管理等职务活动中所形成的各种载体形式的文件材料，应当按照规定及时归档，不得据为己有。

对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料以及国内外与学校有关的其它具有保存价值的材料，档案室可通过征集、代管、捐赠等方式进行收集。

第十五条　学校实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档，归档范围包括：党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、出版物类、财会类、声像类、实物类。

归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、光盘、录像（录音）带、实物等各种载体形式。

各类文件材料的具体归档范围，按《甘肃省高校档案馆（室）归档文件材料归档范围和档案保管期限表》执行。

第十六条　学校实行档案材料形成单位立卷的归档制度。

各部门、单位负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门、单位的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料进行系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录、案卷封面，填写备考表，交本部门、单位主要负责人审核签字后，移交学校档案室。

第十七条　校内各部门、单位立卷归档分工为：全校性、综合性的文件材料由党政办公室负责；其余门类文件材料由职能部门按职责分工负责。各课题组形成的文件材料交由科研处审查并进行立卷归档。对于多部门合作完成的工作或项目，主办部门负责全套文件材料立卷归档，协作部门保存与自己承担任务有关的档案。

第十八条　学校与校外单位分工协作完成的项目，档案室保存全套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件交学校档案室保存。

第十九条　归档的档案材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。已移交档案室的档案材料，不得进行撤换、涂（更）改。

第二十条　党群、行政、外事、财会类档案于次年六月底前向档案室归档移交；教学类档案在每学年初的九月底前向档案室归档移交；科研类档案在结题后两个月内向档案室归档移交；基建（项目）、合同（协议）、招投标（采购）类档案在建设项目完成后本年度年底向档案室归档移交；实物、照片、影像档案每年年底向档案室归档移交。

第二十一条　档案室根据《甘肃省高校档案馆（室）归档文件材料归档范围和档案保管期限表》对室藏档案进行分类、鉴定、编号和排列。

第二十二条　档案室按照《甘肃省高校档案馆（室）归档文件材料归档范围和档案保管期限表》确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册，报分管领导批准后，按规定予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十三条　档案室应采取先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十四条　档案室应建立和健全库房管理的规章制度，落实各种安全保护措施，确保档案安全。

第二十五条　档案室应定期对所存档案和资料的保管情况进行检查，消除安全隐患。遇有特殊情况，应立即向学校报告，及时处理。

第二十六条　档案室要不断改进和完善管理工作，加大力度推进档案信息化建设，并采取措施，确保数字化档案信息和电子档案（文件）的长期保存和利用，以增强档案实体（信息）的安全保障能力，提高档案信息资源共享及开发利用能力。

第二十七条　档案室应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用和室内各种数据情况进行统计；并按国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章　档案的开放、利用

第二十八条　档案室应主动做好档案利用工作，按照规定向全校和社会开放档案，积极发挥档案的信息功能，提高档案利用率。开放和利用档案遵循如下原则：

（一）对于自形成之日起满30年的档案，除未解密或需要控制使用部分外，均应按国家规定，向全校和社会开放。对于其中涉及国家安全和学校重大利益的档案，须经党政办公室负责人同意、分管校领导批准后，方可分期分批开放。

（二）凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可利用已开放的档案。境外组织或个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

（三）查阅、摘录、复制未开放的档案，须经党政办公室负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成部门、单位或者本人同意，必要时报请分管领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。

（四）室藏档案原则上不外借。特殊情况下须经党政办公室负责人批准后，方可外借。对借出档案，须按时归还。损坏或丢失档案者按《中华人民共和国档案法》及《档案管理违法违纪行为处分规定》（监察部、人社部、档案局令第30号）相关条款进行处理。

（五）档案室提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，须经党政办公室负责人批准。加盖甘肃开放大学档案室公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

（六）向档案室移交、捐赠档案的部门、单位和个人，对其档案享有优先使用权，无偿利用，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案室应维护其合法权益。

（七）寄存档案归寄存者所有。档案室如需向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第二十九条　档案室按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其它任何组织或者个人无权公布学校档案。

第三十条　学校室藏档案属下列情况之一者不予开放和公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第三十一条　档案室是学校出具档案证明的唯一机构。档案室应设立专门的阅览室，提供必要的检索工具，为档案利用创造便利条件。

第三十二条　档案室应积极开展档案编研工作。出版档案史料和公布档案，须经党政办公室审核同意。

第三十三条　档案室应采取多种形式（如举办档案展览、陈列，建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。

第五章　条件保障

第三十四条　学校将档案工作所需经费列入预算，保证档案工作需要。

第三十五条　学校为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或不符合档案保管要求的室库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。

存放涉密档案应当设有专门库房。

存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物、防磁等必要设施。

第三十六条　学校将数字档案室建设纳入数字校园整体建设规划，为档案室配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案室建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章　考核、奖励与处罚

第三十七条　学校建立档案工作的检查、考核与评估制度，每年9月份对前一年各单位归档情况进行检查、验收、考核和总结，考核结果纳入各单位年度考核中。

第三十八条　学校对在档案工作中作出下列贡献的部门、单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案收集、整理、提供利用工作中作出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中作出显著成绩的；

（三）在档案史料研究工作中作出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给档案室的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十九条　有下列行为之一的，学校与省档案局协调对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依规依法给予处理处分；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档或者不按期移交档案，被责令改正拒不改正的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章　附　　则

第四十条　本办法自公布之日起实施，由档案室负责解释。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

甘肃开放大学归档文件资料分类整理办法

 

第一条　为适应档案管理现代化需要，规范学校归档文件资料分类整理方法，提高工作效率，结合我校实际，制定本办法。

第二条　本办法适用于我校各部门（单位）在其职能活动中形成并已办理完毕，作为文书档案保存的纸质文件材料的整理。

第三条　本办法规定了归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等一系列具体整理办法。

第四条　归档文件的整理单位资料

（一）归档文件以“件”为单位进行整理，一般以一份文件为一件；

（二）文件的正本与定稿合为一件；

（三）正文与附件合为一件；

（四）原件与复印件合为一件；

（五）转发文与被转发文合为一件；

（六）同一年度内相关的请示与批复、报告与批示，函与复函各合为一件，跨年度的各为一件；

（七）文件处理单与相关文件合为一件；

（八）报表、名册、图表、介绍信存根、会议记录等按其本来的装订方式，一个自然本（册）为一件。

第五条　归档文件的装订

（一）凡归档文件统一按“件”进行装订。

（二）装订文件之前，应先检查其是否齐全完整，有缺张少页或附件等不齐全的应设法补齐，有破损的应予修整，有字迹模糊或是褪色的应予恢复或复制，重要的传真件必须复制，装订边太窄的应适当加宽，纸张大于A4标准的应按A4标准进行折叠或裁切，纸张小于16开标准的应按A4标准进行背贴。同时要注意剔除多余的重份文件和不必要的复制件。

（三）一份文件由几部分组成，装订时按下列方法排序：

1．正本在前，定稿在后；

2．正文在前，附件在后；

3．原件在前，复制件在后；

4．转发件在前，被转发件在后；

5．请示与批复作为一件时，批复在前，请示在后；

6．不同文字的文本，中文文本在前，外文文本在后；汉文文本在前，少数民族文字文本在后；原文本在前，译文本在后；

7．文书处理单需保留的，置于相关文件之前，按文件首页对待。

（四）装订文件时尽量把四边都取齐，至少把左边与下边分别对齐。

（五）列为10年保存的文件及本来已装订成册的刊物、书籍、会议记录、介绍信存根、报表、名册等，可保持原貌，不再拆开重新装订。

（六）列为永久和30年保存的文件，采用不锈钢夹或线绳进行装订，使用不 锈钢夹装订时，为减少厚度，单号文件（指在盒内的排列顺序号）在左上侧2厘米处装订，双号文件在左上侧4厘米处装订，一份文件使用一个钢夹；使用线绳装订时，统一采用“三孔法”在距左侧边沿1．2厘米装订，中孔取纸张的中点，上下孔各距中孔7厘米。文件太薄，如不便于使用钢夹或线绳装订时，可使用少量胶水按“三孔法”装订的位置逐页粘贴；文件过厚不便于使用钢夹时，可采用“三孔法”进行装订。

第六条　归档文件的分类

归档文件采用保管期限—年度—问题的模式分类。具体操作方法是：第一步，把同一年度归档的文件材料按保管期限分开；第二步，把同一保管期限内文件材料按问题分开。

第七条　归档文件的排列编号

（一）归档文件在分类方案的最低一级类目内进行排列。

（二）一般按照文件的形成时间或文号的先后顺序排列。

（三）同一事由、同一事件或同一问题的文件按形成的时间顺序或重要程度进行排列。

（四）不同事由、不同事件、不同问题的文件材料，按事由、事件或问题结束的时间顺序、共同属性或重要程度进行排列。

（五）会议文件、统计报表等成套性文件材料应分别集中排列在一起。

（六）因故在整理时未能及时归档的文件，归档后可将其排列在相应类别的最后，并在备考表中加以说明。

（七）所有文件按要求装订、分类、排列完毕之后，即应进行编号，以固定分类、排列次序：

1．编页号：正面编在右上角，背面有文字图表的编在左上角，每份文件均从“1”开始编写页号。

2．加盖并填写归档章：在每份文件首页上端靠右的空白处加盖归档章并填写各项目。

3．编件号：按照归档文件的分类体系和排列顺序逐件编写在归档章的相应栏目内。由学校档案室填写。

第八条　编制归档文件目录

（一）凡归档文件在装订、分类、排列、编号完毕后，即应根据相应的分类体系和排列编号顺序逐件编制归档文件目录。

（二）根据分类类别的排序，按永久、30年、10年各一个流水号，分别编制归档文件目录。遇到不同的问题类别或年度时，均新起一页再连续编写。并在“题名”栏第一行正中显著标出问题类名或具体年度。

（三）归档文件目录为横式，具体样式与规格如附件所示，各项目的填写方法如下：

1．序号：填写归档章内的“顺序号”；

2．档号：填写档案分类号、年度、保管期限、编件号；

3．文号：填写文件的发文字号，包括代字、年度和文件发出的顺序编号，一般不得省略其中的某一部分；

4．责任者：填写制发文件的机关或个人的姓名，一般以文件的盖章或署名为准，机关应填写全称或通用简称；

5．题名：照录文件标题，不得省略或变更。无标题或标题不能提示文件内容的文件，要自拟标题填写，外加“[]”以示自拟；

6．日期：填写文件的形成时间，一般以落款为准，以8位阿拉伯数字标准年、月、日，如2020年1月1日、2020年11月1日分别标准为20200101和20201101；

7．页数：统计页数时以件为单位，填写每份文件的总页数，总页数以每份文件的最后一个页号为准；

8．备注：用于填写归档文件需要说明的各种情况，包括密级、缺损、销毁等，如需要说明的内容较多时应填写在备考表内。

第九条　归档文件装盒

（一）装盒包括将归档文件按照永久、30年、10年3个编号顺序分别装入档案盒，装满为止。一个类别的归档文件比较多，可以安排列顺序单独装一盒或几盒；几个类别的归档文件都比较少，可以安排列顺序合装一盒，但同一个类别的文件一般不跨盒存放（除非量很大），不同保管期限的文件不得混合装盒。

（二）一盒文件装好后，即应在文件后面放置备考表。备考表所设各项目的填写方法如下：

1．盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件的齐全完整程度，损坏情况以及整理归档后修改、补充、移出，销毁的情况等。

2．整理人：填写整理归档文件人员的姓名。

3．检查人：填写检查归档文件整理质量人员的姓名。

4．日期：填写归档文件整理完毕的日期。

（三）归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列相一致。

第十条　凡归档文件整理所用的各种材料，均应符合国家有关档案保护及《国家行政机关公文处理办法》的规定。如公文用纸统一为A4型（297×210mm），永久保存的档案不得采用易氧化的金属物装订。

 

附件：1．文件资料归档范围和保管期限表

2．归档文件资料目录（样表）

 

 

 

 

 

 

附件1

文件资料归档范围和保管期限表

（一）党群类（DQ）

 

（二）行政类（XZ）

（三）学生类（XS）

（四）教学类（JX）

（五）科研类（KY）

（六）基建类（JJ）

 

（七）出版物类（CB）

（八）财会类（CK）

 

（九）声像类（SX）

（十）实物类（SW）

序号	档号	文号	责任者	题名	日期	页数	备注